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為什麼要使用Jira管理專案 - 文皓的學習輸出筆記

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作為一個專案經理我們必須把專案現況搞清楚, 也要能清楚的表達出來. 這不是一件容易的事情. 然而現在我們可以藉助Jira這套專案管理工具製作出專屬的工作流/資訊流, 使用即時的儀表板讓專案現況清楚呈現.

傳統專案管理常見的問題 作為一個專案經理我們必須把專案的現況搞清楚，也要能清楚的表達出來。這不是一件容易的事情。因為這包含了每一個要花人力、時間去執行的大大小小工作其「目標是什麼」、「現在的情況與目標的差異有多大?」、「什麼地方卡住了」、「卡住是因為交期太緊，資源不夠還是成員在能力上有落差?」、「預計多久時間可以完成里程碑?」、「各工作項的Due Date還有多久?」…等細節。傳統的作法是PM在固定週期(每週、每月)的專案會議中找各單位的同仁逐項review open issue，記錄進度以及討論衍生的follow up再押上owner。會議結束後用outlook、電話、面對面跟進來確保專案進度。然而，這樣的作法會遇到一些問題 每一個議題都應被管理，但不見得該在會議上討論 會議消耗大量團隊時間，若只牽涉2-3個成員的議題，PM需要列管但無需在大會議中佔用整體團隊的時間。 郵件(Outlook/Gmail) + Excel 不是一個有效率追蹤議題的方式 專案溝通以議題為單位，通常一個專案中進行中的議題數量超過數十個以上。假若這幾十個議題都藏在Outlook的收件匣中，要搞清楚專案現況就只能從Outlook中一個個找出來(搜寄件者/時間/標題)，判斷當前處理人是誰及其進度(尚未開始處理/執行中/已完成待確認)。接著PM需要額外再開另一個Excel整理出議題清單來追蹤。然而，Excel在

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