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系統化整理專案資料的三大重點 - 專案管理生活思維

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前陣子在幫產品經理整理從2019年的新產品研發專案零零總總將近30多個新產品，各產品究竟花了多少開發經費。這些資料四散各...

（Photo by Anete Lusina from Pexels ） 前陣子在幫產品經理整理從 2019 年的新產品研發專案零零總總將近 30 多個新產品，各產品究竟花了多少開發經費。這些資料四散各地。我大概花了 20 分鐘彙整給他。他非常驚訝怎麼有辦法在這麼短的時間內找齊這些資訊。我就回他「當在不同的專案，把類似的東西放在類似的地方，這件事情就很容易了」。我想分享我帶的專案都是如何系統化整理專案資料，讓往後查詢很方便。 大致上有三大重點 1. 資料夾索引化 2. 整理扁平化 3. 檔名清楚化 資料夾索引化 資料夾索引化的概念取自於圖書館。為了讓書籍整理方便，使讀者能快速找到書籍，圖書館建立了一套系統將各種購入書籍賦予一個代碼數字，並依照這些代碼整理書架。這套系統只要持續使用，後面進來的新書就會自動知道該去哪個書架。或是讀者按照索引編號，去該號碼的書架上便可以找到該類別的書籍。這樣的系統會節省很多找尋與歸類的時間。下圖是台灣某圖書館的分類索引規則。 圖書索引規則 同樣的概念用在專案資料夾。專案做一段時間後，大概都會知道自家公司的專案通常會產出什麼樣的文件，以及是什麼部門的人負責。多數的公司是以功能型組織在運行，也因此專案成員很高機會是從各部門拉進來組成團隊。在工作任務分配，以及相對應的文件產出或收納，也很高機會是以部門/功能型來區分。因此我們在設計資料夾的索引，可以參考自家公司

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